东北财经大学公文处理办法
东北财经大学证监会发[2005] 14号
发布于2005年6月15日
第一章一般原则
第一条为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，树立我校良好形象，根据上级党和行政机关颁发的有关法规、规定、办法和细则，结合我校实际，制定本办法。
第二条本办法所称公文处理包括后处理和回执处理。其中，公文处理是指包括公文的编制、签发、印刷、分发和归档在内的有序工作；收文处理是指与公文的接收、登记、分发、传阅、计划、审批、承办、催办等密切相关的工作。
第三条东北财经大学实行集中统一的文件管理制度。校办是文件管理的职能机构，负责校级的文件处理，并对各部门、各单位的文件处理进行管理和指导。学校机关其他部门和学校下属单位不具有法人资格，除可以在业务职责范围内平行行文，以函件形式与业务主管部门协商答疑外，一般不允许直接跨校正式行文。
第四条本办法对学校各部门、各学院(系、部)及直属单位的公文处理具有规范意义。各部门、各单位应参照本办法规范本部门、本单位的公文处理工作。
第二章签发文件的种类
第五条东北财经大学发布的文章按文体分类，主要包括意见、决定或决议、公告、通告、通知、报告、请示、答复、信函、会议纪要等11常见公文。凡法规、规章、条例、办法、规则等规范性文件，应列为附件，随决定、公告、通知等普通文件发布。
11种常用公文的使用规范如下:
1.观点用于分析判断重要事项，提出解决方案。
2.决定或决议是用来对重要事项作出决定的。学校行政只用决定，学校党委可以用决定或决议来下发文件。
3.公告用于向国内外宣布重要的或法定的事项。
4.通知是用来宣布在一定范围内应该知道的事项。
5通报用于表彰先进，批评错误，交流信息。
6.通知用于发布规章制度，传达上级指示，转发上级机关和非直属机关的公文，批准下级机关的公文，发布下级机关和有关单位应当注意的事项。
7.报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，回答上级机关的询问。
8.请示用于对特定的单项事务向上级机关请求指示和批准。
9.回复用于回复学校内各部门、各单位的指示。
10.信函用于与非附属机关讨论工作，询问和回答问题；业务事项请相关业务主管部门批准。
11.会议纪要用于记录或公布会议的主要精神和议定事项。
第六条东北财经大学发布的文章根据字体大小的不同，可分为以下七种类型。
1.【东北财经大学委员会发文】用于就学校党委和常委会会议决定的重大事项发布正式文件。
2.“东北财经大学委员会”字样，用于印制向教育部党组、省委、市委、省委、高校工委等上级党的领导机关的报告和指示。
3.【东北财经大学】用于向学校下发公文，经学校党政班子联席会议和校长办公会议讨论通过，以校长名义下发。
4.“东北财经大学”字样用于印制学校向教育部、省市人民政府等上级机关和其他非主管部门的报告和请示。
5.【东北财大办公室】用于在校内发布经主管校领导批准的一般性公文，如工作安排的通知等。
6【东北财经大学办公室】用于经分管校领导同意，以校办公室名义向上级机关办公室及相关机构印发报告和批示。
7.【东北财大函】用于打印以学校名义进行的关于请示、向业务主管部门汇报、对外联系的一般性工作的公文；打印其他不宜以东北财经大学文件形式打印的公文，如提交经验材料、资料等。
校内各部门、各单位可以以学校名义和校内下发的公文向业务主管部门咨询和报告，并可以打印信函，以“东北金融学院×××××××”为文号。教务处以学校名义发文的，可以“东北财经大学[2004]1号”的格式打印该函。校内各部门的平行文、上联信必须经主管校领导批准后方可印刷，并于每年6月底前整理归档。
第三章签发文件的格式
第七条发帖格式为发帖的外观形式，包括眉头、主题、版本三部分。东北财经大学签发的公文，一般应标明密级和期限、紧急程度、签发机关、文号、签发人等内容；主送部分一般应有标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、注释、附件等内容；版本记录部分应注明主题词、抄送机关、签发机关和签发日期。各内容的标识方式、文字位置、字体、字号等具体样式由学校办公室参照《国家行政机关公文处理办法》和《辽宁省行政机关公文格式细则》具体确定。
第八条格式内容的标准化:
(1)发帖标题:【东北财经大学委员会发文】、【东北财经大学委员会字】，标题为“东北财经大学委员会文件”；东北财经大学颁发、东北财经大学印制的文件使用“东北财经大学文件”为前缀；以“东北财经大学办公室文件”和“东北财经大学办公室文件”为前缀；“东北财经大学函”文件，以“东北财经大学函”版本为准。
(2)文号:应包括发证机关代字、年份、序号三部分。我校党委出具的函件有“东北财经大学出具的”、“东北财经大学出具的”，学校出具的函件有“东北财经大学出具的”、“东北财经大学出具的”。校党委和行政联合发文，只注明校党委的编号；3号仿宋体为文号，居中排列(如需识别签发人名称，留文号)；年份和序号应由阿拉伯数字标识，并应使用年份的全称。序号前不得加“0”，也不得加“否”。
(三)签发人:上报的公文应标注签发人名称，平行排列在文号右侧，左边空格为文号1，右边空格为签发人名称1。
(4)标题:一般由发文机关名称、公文主题和文种三部分组成。发证机关的名称应当是全称或者规范化简称；除法律法规标题和书名外，一般不使用标点符号；转发文件的标题不能省略原文件的标题，只引用文件编号；标题回归时，词义要完整，排列要对称，间距要适当。
(五)主送机构:用全称或规范化简称，同类型机构的统称。“通知”、“公告”等一周的知识分子文件，主送机关可改为送机关，一般放在主题词下抄送的位置。“会议纪要”只标明发送机关。
(6)正文:段落要恰当，开头、结尾、层次、段落的书写标记要清晰。归还时，年份和编号不得分离；结构层次序数应分级为1、(1)、1和(1)，结构层次序数可以跳级使用，不能反过来使用。附件中规范性文件的结构序号可根据需要分为章、条、款、项、目。
(七)附件:应当注明附件的名称；附件中有序号的，应当使用阿拉伯数字；附件名称后没有添加标点符号。当附件名称很长，需要返回时，应该与附件名称的文本对齐；如果附件(表格)已在正文中注明，则附件名称不再注明。如果附件与文件正文不能装订在一起，应在附件上注明文件编号，并在后面注明“附件”(或带序号)。
(8)书写日期:以发行人的发行日期为准，联合书写以最后一个发行人的发行日期为准。党委文件用阿拉伯数字标注，行政文件用汉字标注，“零”写成“O”。
(9)印章:除会议记录外，应加盖印章。党委发文加盖发文机关名称和成文日期；行政公文不属于发文机关的名称，只标明撰写日期，并在撰写日期加盖发文机关印章。学校党委和行政联合发文，同时加盖学校党政印章，前面是党委印章，后面是行政印章。当文档排版后留下的空白处放不下印章位置时，要调整页面间距来解决。确保印章和公文正文在同一页，不要标注“本页无正文”。
(10)注意事项:其他需要说明的事项，包括公文的阅发、联系人及联系方式、电话等。东北财经大学下发的文件如有注释，在成文日期下第1行括号内标注“留白”字样。
(11)主题词:以下文字应根据教育部出版的主题词词表进行标引，最多五个主题词；以上文字应根据上游机关公布的叙词表标注主题词。
(12)抄送机关:应当使用全称或者规范化简称、通用名，并有序排列。如有文件副本，也应使用全称或规范化简称，并排列在抄送机关上方。
(13)印发说明:抄送机关下一行左右各一个字标，左标为公文打印机，一般为东北财经大学办公室秘书科，右标为年、月、日，带阿拉伯数字。
第九条签发文件的纸张规格和印刷。
(一)国际标准A4 (210mm×297mm)纸一般用于发放试卷。张贴“公告”、“通知”等公文的纸张尺寸可根据实际需要确定。
(二)印刷公文时字号的选择，一般按标题、副标题、公文正文等由大到小的顺序进行。公文标题为黑体2号小标，副标题为黑体3号，公文正文仿宋体。秘密级别、紧急程度和“主题词”用3号黑体，主题词用3号宋体。
(三)2页以上的文件，左侧装订。
第四章签发文件的程序
第十条东北财经大学发文应执行以下程序:起草→审核→证明→填表→报送→签发→登记→打印→装订→盖章→发送→归档。所列环节必须依次完成，不得遗漏或逆行。
第十一条发文各环节的具体规范是:
1.草稿。我们学校要根据工作需要和校领导的指示起草一份文件。内容相对简单、工作部门明确的文件，由工作部门起草；学校办公室负责组织起草内容比较全面或主管部门不清楚的公文。草稿应该简洁、流畅、真实、清晰、准确、严谨。如提出新的政策规定，应单独说明，并提供相关背景材料。完成后，将草稿提交给学校办公室的秘书科。
2.复习。办公室主任负责文件的审核。必要时，办公室主任可协调有关方面负责人或请示主管校领导或提交相关会议审核。审核的内容主要包括三个方面:一是文件内容是否符合国家法律法规和方针政策的规定，是否符合上级机关的指示精神，是否充分准确地反映了发文机关的意图；二是是否需要发文，是否可行，是否需要与其他工作协调；三是公文的格式和正文是否规范，用词是否得当，语句是否通顺，确定什么名称和形式。
3.证明。稿件经办公室主任审核后，返还起草人。确定校名(包括文件形式和信函形式)，起草人根据办公室提出的意见对稿件进行修改，校对后用A4打印纸打印校样，然后将修改后的稿件、校样和校样磁盘或电子邮件提交至校办公室秘书科。
4.填写表格。办公室秘书科发放统一印制的文件发放单。起草部门(单位)负责人应填写《公文签发单》的以下内容:公文标题、紧急程度、主送单位、抄报单位、起草单位、起草人、输入人、校对人、打印份数、起草单位审核意见(单位负责人应自行签字)。
5.目前。将稿件的校样连同公文签发单一起提交给主管校领导。由办公室主任或受委托的副主任在发文表上填写处理意见，一般为“请×××(指校领导)签发”。当文件内容涉及多位校领导时，必须提交校领导会签。
6.发行。东北财大委员会下发的所有公文和东北财大委员会的字，均由学校党委书记或受党委书记委托的党委副书记签发；凡【东北财经大学发文】和【东北财经大学字】的公文，签发人为校长或校长委托的校领导；党委、行政联合发文和正式文件【东北财大函】，由党委书记、校长或受党委书记、校长委托的校领导签发；东北财大办公室、东北财大办公室下发的所有公文，均由分管校办公室工作的校领导签发。
签发内容包括:是否同意签发文件、签发人姓名、签发时间。必须用符合备案要求的黑色、蓝黑色墨水或签字笔填写。
7.注册。校领导签发后，办公室秘书科在文件登记簿上登记，并编制文件序号。
8.印刷。最后的校对由办公室秘书科完成，按照标准版面和字体大小打印。
9.装订。办公室秘书科组织人员装订食材。
10.盖章。除会议纪要外，应当加盖签发机关的印章。
11.发送。一般下行文件一般由校办公室秘书科通过收发室分发；对于重要的下行文件，办公室秘书科会派人送达或通知人领取，并请收件人签收；对于上行文件，办公室秘书科一般会按照规定选择及时、准确、安全的传递方式，对于重要文件会向发送人索要回执，并注意是否有回复要求。
12.存档。文件发出后，对原文件、校领导重要修改稿、公文(含附件)、重要发文回执、请示批复、公文等进行处理归档。归档文件应在第二年6月30日前按档案部门的要求归档。
第五章收据的处理
第十二条“收文”是指东北财经大学本部从上级机关、下属部门和单位、非下属机关收到的公文。收文办理主要包括收文、登记、分发、传阅、计划、批办、承办和催办等程序，包括阅办和办理。
东北财经大学的回执制度是由学校办公室秘书科专职秘书签收。凡通过机要室、收发室、邮政等渠道传递的注明“东北财经大学接收”、“东北财经大学办公室接收”的公文，应按规定由校办公室秘书科专职秘书签署；发给校领导的公文，除了注明“亲收”“亲开”字样的，除了秘书亲自签收外，一律由专职秘书启封；对于通过会议等渠道发往我校的公文，经办人应及时到办公室秘书科签收。如果他们不办理签字手续，出了问题学校会追究他们的责任。签署的文件要逐份清点，重要文件要逐页清点。发现问题，及时询问，采取相应措施。急件应注明具体的接收时间。
第十三条需要送校领导和有关部门阅批的文件。阅读文件的主要程序是:
1.号码和注册。校办公室专职秘书按收文时间对文件进行编号，然后在收文簿上清楚地填写收文号、收文日期、发文单位、信号、发文标题、密级、紧急程度、主送机关、成文日期、分发范围、收文份数。
2.分发。办公室秘书科专职秘书填写收文单，注明密级、是否退休、是否紧急，送办公室主任；办公室主任根据校领导分工，及时将阅文转发给主管校领导阅看；分管校领导要及时作出具体指示，阅批文件。说明的主要内容是:阅读本文件的人员范围和阅读形式。即发给谁，以什么形式，传阅或复制，集体阅读或会议交流等。
阅批范围的说明应执行有关规定:发往省总队级的文件，可由党委书记、校长批准阅批；发往县团级的文件，可由副师级干部和副高职以上人员审批阅批。
3.读课文。办公室秘书科根据分管校领导的指示，将读本送有关方面阅读。办理流转时，要严格登记，及时传递，随时跟踪去向，避免遗漏、误传、延误。如有领导外出，应在文件清单上注明，然后按顺序传阅。标有密级的阅件应由保密秘书传递，并严格执行保密纪律和规定。
4.归档。校办秘书科要适时收回看完的。该清退的及时清退，该存放的档案整理归档，特别是给校领导批示的阅读材料，要及时收回归档备查。
第十四条需要办理和答复的公文为正式公文。处理文件的主要程序是:
1.号码和注册。根据收到的时间编号。并随时注明编号、撰写日期、信函编号、信函标题、主送机关、收到日期、拟办理事项、拟办理意见、分发范围、紧急程度、催办事项、办理结果、经办人等。会逐项登记清楚。
2.待完成。办公室主任提供背景材料和相关政策，并以“请阅”字样提交相关校领导审批。
3.批准它。根据职权和政策，分管校领导需要提交班子会讨论做出明确指示，交由主管部门处理。
4.事业。主管部门应当办理手续。主管部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复报送机关；涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与相关部门协商；需要报送上级审批的事项，承办部门应当提出处理意见，代拟文稿。会签的，送院办公室，连同有关部门交办的文件一并报上级审批。
5.提醒。学校办公室应监督承诺书的执行。提醒应贯穿于办理单据的各个环节。根据其轻重缓急，进行定期提醒和及时提醒，办公室主任定期或随时向校领导反馈办理情况。
第六章公文的归档
第十五条公文办理完毕后，应按《东北财经大学公文归档办法》，将相关材料收集整理归档。不得由各部门、单位和个人分散保存，应集中统一归档的公文。
第十六条由两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复印件。
第十七条查阅、借阅、摘抄或者复制归档文件，应当按照档案管理条例的规定，履行登记、审批等手续。
第七章附则
第十八条以东北财经大学名义起草和签署的合同、协议、契约、证书等法律文件不适用本办法。东北财经大学各类法律文件的起草、审查、签发、盖章、生效另有规定。
第十九条以东北财经大学名义发布的规章、制度、规定、办法、细则等公文不适用本办法，规章公文的起草、审查、发布和公布办法另有规定。
第二十条本办法仅适用于东北财经大学的通用文件。自颁布之日起实施。本规定由东北财经大学办公室负责解释。