什么是“扩大”会议？

一.会议概述

会议的意义和作用

组织会议，简称“开会”，是秘书工作的重要内容之一。

什么是会议？简单来说，会议就是三个以上的人聚在一起讨论或解决一个或一些问题。两人之间的谈话或讨论称为交谈或会议，三人或三人以上没有主持人和中心话题的谈话称为闲聊。

另外，很多人聚在一起，也有主持人或发起人，但都是有组织的活动，不是为了讨论或解决问题，而是为了表现某种精神或力量，或者为了同一个目标，也叫“会”。前者，如庆典、欢迎会、谴责会等。；后者如运动会、交易会、追悼会或宴会、舞会等等。这些“会议”只是聚会，“没有讨论的会议”与我们这里讨论的“会议”在性质和功能上是不同的。

通常，召开会议需要一定的时间。在某个地方，正式会议要有一个完整准确的名称，能够反映会议的内容、性质、人员、时间、地点。

(1)会议可以根据不同的标准分为不同的类别。

根据内容和性质，分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等。按会议形式可分为小组会议、座谈会、报告会等。；根据参加人员的构成，可以分为党委、董事会、新闻发布会等。按人数和规模可分为大型会议、中型会议和小型会议；根据会议的法律或日期，可分为定期会议和临时会议；此外，还有根据会议的范围、地区和时间进行分类。

(2)会议的作用。

无论什么会议，总是围绕中心话题进行讨论，总是希望找出什么问题，或者解决什么问题，或者得到什么结果。总之，要达到预期的目标，这是从裁谈会的整体作用来讲的。比如通过交流，获得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过投票表决，做出多数或一致的决定或决议；通过听别人的报告或演讲得到启发或教育，等等。

会议的作用也应该从每个与会者所扮演的角色中来认识。会议通常有三种参与者:

一个是会议主持人或召集人，一个是出席会议的正式成员，一个是应邀出席或列席的人员。这三类人员要发挥应有的作用。

还有一类人，既不是主持人，也不是正式与会者，也不是受邀者，也不是列席者，但都是参加会议的。自始至终为会议服务，在支持和保证会议预期成果方面起着不可替代的作用，这就是秘书。

会议要点

一般来说，一个会议有六个要素，即出席者、主持人、议题、名称、时间和地点。下面分别介绍。

到会的人

与会者是出席会议的正式成员，包括主持人和秘书，但不包括会议上的其他服务人员。把人叫去开会需要一定的时间和精力，而时间和精力在某种程度上就是利益，就是财富，只能创造，不能浪费。所以，原则上，参加会议的人应该做到:该参加的人多，不该参加的人不多。

具体来说，参与者应该是必要的、重要的和合法的。

必要性。这意味着参与者必须与会议直接相关，即符合会议的范围。有权了解情况、提出意见、表明态度、做出决定的人；或者能提供信息、深化讨论、直接帮助会议达到预期结果的人。

重要性。这里指的是与会议没有必然和直接关系，但对会议的进展或扩大有好处的参与者。这些人通常是临时被邀请的。

合法性这是指一些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和合法的资格。比如，人民代表大会的参加人员必须是依法选举产生的各级人民代表；党的代表大会首先必须是党员，其次，它必须是各级党组织在党员中选出的代表；公司董事会或股东会的参加人必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。

有些会议组织者不重视与会者的必要性、重要性和合法性。但开闭幕式、拍照、宴请、纪念品、观光都轰轰烈烈，正式会议却稀稀拉拉，冷清冷清。结果不仅是极大的浪费。甚至淡化或干扰了会议的主题。这种做法应该反对。

宿主

主持人是会议过程中的主持人和引导者，往往是会议的组织者和召集人，对会议的正常开展和预期结果起着主导和保证作用。

会议主持人通常是有经验、有能力、有见识的人，或者是有相当地位和威望的人。一般来说，有两种情况:一种是当然主持人，这是由他的职位和身份决定的，也就是由组织的章程或法律决定的。比如单位的定期工作会议由单位领导主持，党组织的会议由党委书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议的，也可以委托副手或者其他相应的负责人主持会议。

另一种是临时主持人，比如各种代表会议，或者几个单位、地区的联席会议，由代表选举或协商产生。特别重要的会议，要产生相应数量的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。除小型会议外，大中型会议的主持人在主持会议时，通常需要秘书长或秘书的协助。

讨论的主题

话题是会议上要讨论的话题、要研究的课题或要解决的问题。题目一定要有必要性和重要性，一定要清晰可行。会议围绕这样的话题进行讨论和研究，很容易获得* * *知识或者最终投票通过。所以每次会议的议题尽量集中单一，不要太多也不要太分散。特别是不宜在同一会议上讨论许多无关的问题，这会分散与会者的注意力，不利于解决问题。

通常有两种问题:一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书经过调查和综合信息后提出的。经领导批准。

在一些重大的代表会议上，代表们首先提出“建议”，由秘书或秘书处进行汇总。只有提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为会议议程的正式议题。因此，这个问题也必须具有合法性。

名字

一个正式的会议必须有一个恰当而准确的名称。

俗话说，名不正则言不顺。会议名称应能概括和表明会议的内容、性质、参加人员、组织者或机构、时间、会期、地点或地区、范围、规模等。

会议名称必须用准确规范的词语表达。它不仅用于会前的“会议通知”，让与会者心中有数，做好准备；也用于会后宣传，扩大会议效果；它还用于会议过程中，使所有参加会议的成员具有凝聚力和

蓝颜很迷茫。

大中型会议名称制作成横幅、标语，置于会议主席台上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。标识必须是全称，不能随意省略，以免引起误解。

时间

会议时间有三层含义:一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需的时间和天数；第三是指每次会议的时间限制。

会议时间。什么时候开会最合适？有许多因素要考虑。首先，是必须的。例如，每周的工作会议通常在周末的下午举行。一周即将结束，下周即将开始，有利于承上启下。一年一度的职工代表大会应在年初召开，这不仅有利于总结上一年的工作和生产成绩，而且有利于讨论和部署新一年的工作和生产计划，通过各项预算。有些会议，比如农业生产、学校教育，是很有季节性或者季节性的。其次，有可能，就是最好有一个大家都能参加的时间。比如日本的一些企业为各个部门的干部举行说明会，一般是在上班前半小时，而不是在上班刚开始的时候。第三，适当，即要考虑气候、环境等自然和社会因素。

会议需要时间，可长可短，时间越紧越好。至少几分钟，几十分钟；多则几天，少则十天。会议组织者应尽可能准确地预测所需时间，并将其写在会议通知中，以便与会者有计划地安排。

会议的时间限制。每次会议的时间最好不要超过一个小时。如果需要更长时间，就要安排一个间歇。

位置

会址，又称“会场”。既指会议召开的地区和城乡，也指会议召开的具体地点。为了使会议达到预期的效果，在选择最佳会议地点时必须考虑许多因素。

国际或全国性会议应考虑政治、经济和文化因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州和Xi安举行。

专业会议应在具有专业特色的城乡召开，以便结合实地考察。小型和定期会议安排在单位的会议室。在选择场地时，还要考虑场地设施、交通状况、安保、气候、环境条件等。

二、会前准备

领导确定了会议的要素后，最高秘书就要开始做准备了。会前准备很重要，不允许有任何差错。会前充分的准备是会议成功的保证。

会议计划和成本预算

会议需要人力、物力和财力，往往会占用一些工作和生产时间。为了使会议与日常工作和生产相结合、相促进，而不是相互冲突、相互抵消，必须对会议进行规划。会议也是一种输入和输出。虽然投入往往是有形的，产出往往是无形的，但它总是力求用最少的投入获得最大的产出。所以会议要算好费用，做好预算，列入会议计划。

(1)会议计划。

会议计划首先要明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席人员、主持人、规模、规格、召开时间、要求时间、地点、议程，即会议六要素的具体化。

其次，会议计划要明确会议需要做哪些准备，比如需要哪些文件，会场怎么安排，是否需要住宿和车辆，是否安排参观、文化娱乐等活动。'

重新决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

会议计划由秘书制定并提出。经领导审定后，由秘书或秘书处组织人员。分头行动，按计划执行。

机关、单位内部的小型会议也要有计划，让组织成员心中有数，提前做好安排。部门会议至少要提前一周报办公室，由办公室统筹安排，拟定周会议日程，这样各部门的工作就不会互相冲突，领导也可以有选择、有计划地参加部门会议，有利于整体工作的顺利开展。

(2)会议费用预算。

投资明显的大中型会议，特别是跨地区的持续时间超过一天的会议，一定要计算好成本，做好预算。

会议费用包括两部分:

①“显性成本”。

即会议的显见费用，如场地租赁费、文件资料费、交通费、住宿费、活动费、服务人员工资等。这些费用显然是可以计算和直接消耗的。

②“隐性成本”。

即参加会议的参与者损失的劳动价值一般不是人们关注的成本。这部分劳动力的价值是用3乘以小时工资乘以2计算出来的。它的含义是这样的:一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍，所以他在参加会议之前必须做一些准备，会后有思考和回忆的时间，所以他要乘以2。会议费用的计算公式为:会议费用= X+2J× N× T。

其中x代表显性成本的总和；j代表参与者平均时薪的三倍；n代表人数；t代表时间(小时)。

因此，举办一个100人左右、跨区域持续3到5天的中型会议，需要花费数万元甚至数十万元。有些国家和一些大企业，每次开会总会在会议室门口张贴会议费用预算表，让每一个参会者一进门就知道开会要花多少钱，共同努力提高会议效率。所以一些目标和效果不是很明显的会议应该少开或者不开。高层秘书虽然没有决策权，但要有清醒的头脑和正确的态度。可以提出自己的意见。

文件准备更重要。高层秘书开会需要提前准备文件。

有两类会议文件:

一类是会议上学习和参考用的文件和资料。如上级的有关政策、方针、法规和计划。以及专业和技术信息。这些文件有些是会后参会人员不能带走的，秘书要做好回收工作。

另一个是会议本身产生的文件。如:开幕词、工作报告、讲话稿、会议纪要、会议简报、会议决议。

决议、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告和领导讲话必须在会前准备，其他文件则在会中或会后形成。

此类文件可由参与者带走，以便进一步研究或交流和实施。

(1)开场白。

开幕词是会议主席在会议开始时所作的讲话，一般具有预演和礼仪性质，比较简短。内容一般包括三个方面:

(1)欢迎来宾和与会者。

②简要介绍会议的内容、任务和目的。

③祝会议成功。

(2)工作报告。

工作报告是会议的主要文件，其主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告一定要有实质性的内容，可以是对前一阶段的成绩、经验和不足的回顾和总结，也可以是对后一阶段的计划、预算、部署或展望。工作报告要全面，重点突出。篇幅一般较长，从几千字到几万字不等，视内容而定。

(3)演讲。

这是指除工作报告以外的其他与会人员的发言。发言也要有具体内容，但应该是背景介绍、财务支出、人事管理、专业背景或其他会议关心的问题，不像工作报告。等一下。有些会议限制发言时间，发言一般不要太长。有的讲话稿是演讲者自己写的，有的是秘书起草，冉修改定稿。

(4)其他会议文件。

除了这三个文件，最高秘书还必须准备会议的技术性和程序性文件，如会议通知、会议议程、日程安排、作息时间表、参会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排名单、工作人员名单、车辆调度名单等等。

(5)会议文件的准备程序。

一般是领导先根据会议内容和目标要求确定要点，并批示给秘书。最高秘书根据领导的指示收集资料，写出初稿，呈领导审阅。领导审核后提出意见，交回秘书修改，或者自己修改。顶端。秘书修改后再次提交给领导，领导批准后签发。秘书或办事员将发出的手稿打印并装订成正式文件。该过程如下:

会议准备

总的来说，对场地的要求是:整洁、安静、明亮、通风、大小合适、设备齐全、安全保密。其余要求如下:

(1)场馆布局

除了干净、安静、明亮、通风、安全的要求外，桌椅的形状、大小、摆放也要考虑。小型会议可以安排在一般的会议室，有方形、长方形、圆形、椭圆形。一张长方形的会议桌放在会议室的中央。桌子中央可以放一两盆花，四边用于传教士放置文件、文具、茶杯。桌子周围扶手椅的数量取决于人数。主席的位置一般在会议桌的两端，取决于门的方向，一般在门的左侧。多边会议采用的是规则圆桌或多边形桌子，因为规则圆桌或多边形桌子的座位不是分成两部分的。大中型会议安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的好。主席台和讲台布置在会议厅的前面。讲台应该是一个长方形的桌子，上面是白色、天蓝色或其他颜色。在舞台上方或后方悬挂标志。标识一般用红底白字书写，企业也可以用红底金色。讲台不能太大，也不能太高，要与演讲者的身材相协调。可以在台前摆放花草盆景，使讲台显得和谐、舒适、悦目。面向主席台的是参会人员的座位，应该有桌子和座位。方便放置文件和做笔记，座位不要太挤，方便出入活动。在研讨会和座谈会上，桌椅可以布置成半圆形或小正方形。桌前除了文件资料外，还可以摆放饮料、水果，并提供麦克风，方便与会者在原桌发言，进行多方向交流。场地的大小要与人数相适应，与其太大，不如太小。如果场地过大，会比较宽松，容易出现迟到早退的现象，不利于会议取得好的效果；小而紧凑，容易集中。满满的情绪。

对于工作会议或同一系统的会议，与会人员的座位按职务顺序排列。位置越高，离董事长的位子越近，两边坐，左高右低，前高后低。对于研讨会、座谈会等会议，参会人员可以随时就坐，无需指定座位。重要的大中型会议要按地区、系统、单位分组，提前分好座位。参加者应由秘书或服务人员带领。

(2)主席台座位。

重大会议的主席台座位要安排好。根据人数不同，主席台有一排或几排座位，第一排座位应该是奇数。座位的顺序应根据主席团成员的位置和会议的重要程度而定。同样的原则也适用于坐在主席台上的特邀贵宾。

第一排中间是首席，后面是左位，然后是右位——先左后右，左高右低。前排是主位。后排第二，其他依次。在座位前面放一个姓名标签，方便就座。

(3)场馆设施。

会前必须准备好会场的所有设施，如扩音、录音、回放、唱片、录像、摄影、投影仪、投影机、灯光、风扇或空调、录音纸、文具、茶具等等。仪器、设备等。应事先反复检查和调试(如扬声器)

卷)，以避免暂时的故障或错误。

(4)其他准备工作。

对于一个长时间的会议，与会者应该准备好膳食和住宿。会场外要有医护人员值班。远道而来的要做好接送车辆的准备。如果会议要通过新闻媒体传播，要准备一个宣传提纲。重要会议应有安全人员和安全措施。在会议计划中，如果安排参观、考察、观光等活动，或者赠送图片、资料、纪念品等。你应该在会前做好准备。

起草会议议程和程序

(1)议程。

会议通常有一个或几个相关的主题。如果有多个议题，最高秘书要根据这些议题的内在联系、优先顺序、先后顺序来安排议程，打印成文字，这就是议程表，在会前发给与会人员。

(2)程序。

除了议题之外，还有一些仪式性的、结构性的或具体的项目和事项，如宣布会议开始、播放音乐、致开幕词、小组讨论、发表讲话、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些事项和内容安排的有条不紊，哪怕是程式化的，也是一个程序，做一个文件就是一个时间表。最好在日程表上列出日程，具体到什么时间。

(3)时间安排和日程安排。

对于持续时间超过一天的会议，也应制定时间表和时间表。

1时间表。

也就是把会议的所有内容(包括参观、娱乐活动)以几天为单位(如上午、下午、晚上)或小时(从几点到几点)进行安排，用简短的文字表达，做成表格。

②作息时间表。

即把每天的生活、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间表做成表格。在安排作息时间时要考虑到劳逸结合、冬夏季节特点等因素。

会议议程、程序、日程、日程的拟定体现了会议的充分准备和严密策划，能使与会人员和服务人员心中有数，使会议有条不紊地进行，是会议成功的必要保证。

会议通知的发送

会前一切准备就绪后，会议通知要及时发出。本单位小型会议可以口头、电话或书面通知方式进行。外单位或跨地区召开的会议必须发书面通知，邀请会议可发请柬或邀请函。

信。

会议通知应当载明下列内容:

(1)会议时间、时间或持续时间、地点(地点)。

(2)会议名称和主要议题。

③参与者。

(4)必须做哪些准备。

⑤报名日期、地点、接站方式等。

⑥召集单位签字、通知发出日期并加盖公章。

为了准确统计受邀会议的参会人数，做好相应准备，通知应提前7天以上发出，并附回执。

收据应包含以下内容:

①被邀请人的姓名、性别、年龄、工作单位和住址、职务或头衔。

(2)是否参加会议。

③住房保留标准。

(4)提交论文标题或资料名称。

⑤返程旅游票登记等。

会议通知可以通过邮寄(包括电子邮件)、传真、专人递送等方式发出。对于重要的受邀者，可以发出书面通知或邀请，之后电话咨询确认。